Dentallabor Software Vergleich: die Checkliste für deine Auswahl

Von Tomas Tomaszek, Geschäftsführer von Crownbeam · Stand: Oktober 2026

Wenn du Dentallabor Software vergleichst, vergleichst du eigentlich zwei Dinge: die Abrechnung und alles, was davor passiert. Die Abrechnung hast du schon, und sie funktioniert meistens. Die Zeit verlierst du davor: beim Zusammensuchen von Scans aus mehreren Portalen, bei Rückfragen per WhatsApp und Telefon, bei Terminen, die zu knapp geplant sind, und bei Chargen, die abends nachgetragen werden. Diese Checkliste hilft dir, genau diesen Teil zu vergleichen, ohne deine Abrechnung aufs Spiel zu setzen.

Ein offenes Wort vorab: Dieser Beitrag kommt von Crownbeam. Die Checkliste ist so gebaut, dass du sie bei jedem Anbieter einsetzen kannst, auch bei uns. Wo wir passen und wo nicht, steht am Ende.

Warum du Laborsoftware in zwei Teile zerlegen solltest

Die meisten Vergleiche behandeln Laborsoftware wie einen Block. Im Alltag hat sie zwei sehr verschiedene Aufgaben.

Ebene 1: Abrechnung. BEL II, BEB, XML-Laborrechnung, Kalkulation. Hier ist der Markt seit Jahren ausgereift, und fast jedes Labor hat eine Lösung, die läuft. Ein Wechsel kostet viel: Preislisten, Kundenstamm, Gewohnheiten deines Teams.

Ebene 2: Auftrag und Zusammenarbeit mit der Praxis. Wie kommt der Auftrag an, mit allen Angaben und Dateien? Wo klärst du Rückfragen? Reicht die Zeit bis zum Patiententermin? Wo dokumentierst du die MDR? Hier entsteht die meiste Reibung zwischen Labor und Praxis. Das Labor plant nach Produktion, die Praxis nach Stuhlzeit. Fehlt eine Information oder ist der Termin zu knapp, telefoniert ihr hinterher.

Deshalb lohnt sich die Frage zuerst: Wo verliert dein Team heute die meiste Zeit? Lautet die Antwort “vor der Rechnung”, musst du nicht die Abrechnung wechseln, sondern das, was davor passiert.

Warum “alles aus einer Hand” nicht mehr zeitgemäß ist

Früher war es üblich, dass ein Programm alles abdeckt: Abrechnung, Kundenverwaltung, Aufträge, Auswertungen. Das hatte einen Grund. Programme konnten kaum miteinander reden, also musste alles in einem System stecken.

Heute hat dieser Ansatz einen hohen Preis: Er schließt dich ein. Du bekommst nur das, was dein Hersteller baut, und nur dann, wenn er es baut. Kommt ein neues Scannerportal oder ein besseres Werkzeug für dein Labor auf den Markt, wartest du auf ein Update oder ein Zusatzmodul. Viele Verträge für Laborsoftware laufen außerdem über mehrere Jahre. Öffnet sich die Software nicht für andere Programme, bist du für diese Zeit eingesperrt.

Zeitgemäß ist das Gegenteil: ein Kern, an den sich alles andere anbinden lässt. Jedes Programm macht das, was es am besten kann, und über offene Schnittstellen fließen die Daten dorthin, wo du sie brauchst. Neue Werkzeuge schließt du an, sobald sie da sind. Was nicht mehr passt, tauschst du aus, ohne den Rest anzufassen.

Cloud oder lokal installiert

Viele etablierte Programme im Dentalmarkt sind lokal installiert oder haben nur einzelne Teile in der Cloud, etwa ein Portal für die Praxen neben dem eigentlichen Programm. Das hat im Alltag Folgen:

• Server und IT. Du brauchst einen Server im Labor, Datensicherung, Updates und meist einen IT-Dienstleister.
• Zugriff. Gearbeitet wird dort, wo das Programm installiert ist. Von zu Hause oder unterwegs geht es nur mit Fernzugriff.
• Praxen bleiben außen vor. Ein lokales Programm erreicht die Praxis nicht direkt. Dafür braucht es ein zusätzliches Portal, und zwischen beiden müssen Daten abgeglichen werden.
• Geräte nach Vorschrift. Manche Programme laufen auf dem Tablet nur, wenn es ein bestimmtes ist, etwa ein Windows-Tablet oder ein iPad. Jeder Arbeitsplatz in der Werkstatt wird so teuer.

Software, die vollständig in der Cloud läuft, öffnest du im Browser, auf jedem Rechner, Tablet und Smartphone. Das spart vor allem in der Werkstatt Geld: Ein Android-Tablet für rund 100 Euro reicht, um einen Arbeitsplatz auszustatten. Updates kommen automatisch, Server und Datensicherung übernimmt der Anbieter, und Praxis und Labor arbeiten im selben System.

Fair ist auch das: Ein lokales Programm läuft weiter, wenn das Internet ausfällt. Für ein Labor, das seine Scans ohnehin über das Internet empfängt, wiegt dieser Vorteil aber immer weniger.

Schnittstelle ist nicht gleich Schnittstelle

Fast jeder Anbieter sagt, er habe Schnittstellen. Entscheidend ist, welche Art. Viele Schnittstellen im Dentalmarkt stammen aus einer Zeit, in der Software auf dem eigenen Rechner lief: Zwei Programme tauschen Dateien in einem gemeinsamen Ordner aus, und das funktioniert nur, wenn beide auf demselben Rechner oder im selben Netzwerk installiert sind.

Eine offene REST API ist der heutige Standard, über den fast alle Webdienste miteinander sprechen. Programme tauschen Daten verschlüsselt über das Internet aus, egal wo sie laufen. Für dich heißt das: Dein IT-Dienstleister oder ein Freelancer kann eine Anbindung bauen, ohne einen Spezialstandard zu lernen, und du wartest nicht auf deinen Hersteller, wenn du ein neues Werkzeug anschließen willst.

Wer steht hinter der Software?

Viele Programme für Dentallabore sind in einem Labor entstanden oder werden von Unternehmen entwickelt, die selbst ein Labor betreiben oder zu einem gehören. Das ist verständlich, denn sie kennen den Alltag. Es hat aber eine Kehrseite, über die selten gesprochen wird: Wer Updates einspielt, Support leistet oder die Cloud betreibt, kann technisch auf deine Daten zugreifen, also auf deine Kunden, deine Preise und deine Aufträge. Gehört der Anbieter zu einem Labor, liegen diese Daten im Zweifel bei einem Wettbewerber.

Drei Wege, die du vergleichen kannst

Alles in einer Abrechnungssoftware

Stärken: Ein Hersteller, ein System. Die Abrechnung nach BEL II und BEB ist ausgereift.

Achte auf: Auftragseingang aus den Scannerportalen und Kommunikation mit der Praxis sind oft Zusatzmodule. Manche Hersteller bieten den Praxen ein eigenes Programm an, das in jeder Praxis installiert werden muss, oft mit eigener Lizenz pro Praxis. Für einen Wechsel musst du meistens alles umziehen.

Ein Auftragsportal neben deiner Abrechnung

Stärken: Praxen schicken Aufträge digital statt auf Papier.

Achte auf: Landen die Scans aus den Scannerportalen trotzdem woanders, hast du ein Programm mehr, aber nicht weniger Arbeit.

Ein Netzwerk zwischen Labor und Praxis, an deine Abrechnung angebunden

Stärken: Scans, Aufträge, Rückfragen, Termine und MDR laufen an einem Ort zusammen, die Praxis ist direkt eingebunden. Deine Abrechnung bleibt und bekommt die Auftragsdaten automatisch, sobald sie angebunden ist.

Achte auf: Du arbeitest mit zwei Programmen. Am bequemsten ist es, wenn deine Abrechnungssoftware angebunden ist. Will sich deine Abrechnung nicht anbinden lassen, hast du zwei Möglichkeiten: Du überträgst die Daten für die Rechnung von Hand, oder du wechselst zu einer Abrechnung, die mit Integrationen arbeitet. Für viele Labore rechnet sich auch der Übertrag von Hand, weil der Aufwand vor der Rechnung deutlich größer ist.

Die Checkliste

Die Fragen sind so formuliert, dass du sie jedem Anbieter stellen kannst. Zu jedem Block steht, warum er zählt. Lass dir die Antworten in der Demo an deinen eigenen Fällen zeigen, nicht nur erklären.

1. Auftragseingang

Warum das zählt: Hier entsteht der größte tägliche Aufwand. Jeder Scan, den du von Hand herunterlädst und zuordnest, kostet Minuten.

• Welche Scannerportale sind direkt angebunden, und entsteht daraus automatisch ein Auftrag?
• Wie kommen Scans aus allen anderen Scannern, Fotos und DICOM-Daten an?
• Kommt der Auftrag vollständig an, oder fehlen regelmäßig Angaben?
• Wie kommt der Auftrag an den Arbeitsplatz in der Werkstatt, digital oder auf Papier?

2. Zusammenarbeit mit den Praxen

Warum das zählt: Eine Lösung, die deine Praxen nicht nutzen, bringt dir nichts. Jede Hürde auf Praxisseite landet am Ende als Anruf bei dir.

• Was muss die Praxis tun, installieren oder bezahlen, um mit dir zu arbeiten?
• Kann die Praxis weiter so bestellen wie bisher, zum Beispiel über ihr Scannerportal?
• Wo laufen Rückfragen, und sieht die Praxis den Status ihres Auftrags?

3. Zeit und Termine

Warum das zählt: Die meisten Konflikte mit Praxen entstehen bei Terminen. Wer früh weiß, wann eine Arbeit frühestens fertig sein kann, muss später nichts verschieben.

• Hilft die Software, realistische Patiententermine zu planen, bevor die Praxis den Termin vergibt?
• Siehst du auf einen Blick, was heute raus muss?

4. MDR-Dokumentation

Warum das zählt: Als Hersteller von Sonderanfertigungen dokumentierst du jede Arbeit. Je näher die Erfassung am Arbeitsplatz ist, desto weniger wird vergessen.

• Wo und wie erfasst du Chargen, am Arbeitsplatz oder nachträglich im Büro?
• Wie entsteht die Konformitätserklärung, und wie kommt sie zur Praxis?
• Findest du die Dokumentation zu einer Arbeit auch nach Jahren schnell wieder?

5. Anbindung an deine Abrechnung

Warum das zählt: Das ist die einzige Frage zur Abrechnung in diesem Vergleich. Eine automatische Übergabe spart dir den Übertrag von Hand. Fehlt sie, ist das kein Ausschlusskriterium. Du solltest aber wissen, woran es liegt.

• Gehen die Auftragsdaten automatisch in deine bestehende Abrechnungssoftware?
• Wenn nicht: Liegt es am neuen Anbieter, oder öffnet sich deine Abrechnung nicht für andere Programme?
• Kostet die Anbindung extra?

6. Offenheit und Technik

Warum das zählt: Du entscheidest dich für mehrere Jahre. In dieser Zeit kommen neue Portale und Werkzeuge, die du anschließen willst.

• Läuft die Software vollständig in der Cloud, oder brauchst du einen Server im Labor?
• Läuft sie auf jedem Gerät, oder schreibt der Hersteller bestimmte Geräte vor?
• Gibt es eine offene, dokumentierte Schnittstelle, die du selbst nutzen darfst, und was kostet sie?

7. Bedienung und Einarbeitung

Warum das zählt: Viele Programme sind über Jahre gewachsen und entsprechend schwer zu bedienen. Das kostet dich bei jeder neuen Mitarbeiterin viel Einarbeitung.

• Findet sich jemand, der die Software nicht kennt, ohne lange Schulung zurecht?
• Kommen deine Praxen ohne Erklärung zurecht?

8. Anbieter, Daten und Vertrag

Warum das zählt: Du gibst einem Anbieter deine Kunden, Preise und Aufträge. Du solltest wissen, wer das ist und wie du wieder herauskommst.

• Betreibt der Anbieter selbst ein Labor, oder gehört er zu einem?
• Wo stehen die Server, und bekommst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
• Wie lange läuft der Vertrag, kannst du risikofrei testen, und was kosten Module, Nutzer und Einrichtung?

Abrechnungssoftware fürs Dentallabor wechseln?

Wenn du deine Laborsoftware samt Abrechnung wechseln willst, ist das ein eigenes Projekt, und du solltest es getrennt angehen. Prüfe dort vor allem drei Dinge: Werden die regionalen BEL-II-Preislisten zeitnah gepflegt, erzeugt die Software die XML-Laborrechnung, und gibt es einen Zeitplan für die E-Rechnung? Vermische diesen Vergleich nicht mit der Frage, wie deine Aufträge ankommen. Sonst entscheidest du dich am Ende für die bessere Abrechnung und behältst das Chaos davor.

Viele Labore gehen deshalb in zwei Schritten vor. Zuerst modernisieren sie den Auftragsweg, und die Abrechnung bleibt, auch wenn sie sich nicht anbinden lässt. Läuft der Vertrag der Abrechnung aus, wechseln sie diese später in Ruhe, zu einer Abrechnung, die mit Integrationen arbeitet.

Worauf es je nach Betrieb ankommt

Die Checkliste gilt für jeden Betrieb, der Zahnersatz herstellt. Welche Punkte am schwersten wiegen, hängt davon ab, wie du arbeitest.

Gewerbliches Dentallabor

Du arbeitest für viele Praxen, und jede bestellt anders: über verschiedene Scannerportale, per E-Mail, per Telefon, auf Papier. Am wichtigsten sind die Blöcke 1, 2 und 5: ein Eingang für alle Scans, ein Weg für die Praxen, der sie nichts kostet, und die Anbindung an deine Abrechnung. Wie das mit Crownbeam aussieht, zeigt die Seite Dentallabor Software.

Praxislabor und Eigenlabor

Behandler und Zahntechniker arbeiten im selben Haus, die Abrechnung läuft über die Praxissoftware. Eine eigene Laborabrechnung brauchst du nicht, Block 5 entfällt also. Entscheidend ist der Weg vom Behandlungszimmer ins Labor: Aufträge ohne Zettel, Scans aus dem eigenen Intraoralscanner direkt am Auftrag, und die Arbeit ist fertig, bevor der Patient wieder auf dem Stuhl sitzt. Auch als Praxislabor stellst du Sonderanfertigungen her, die MDR-Dokumentation gilt also genauso. Mehr dazu auf der Seite Software für Praxislabore.

MVZ und Praxisgruppe

Laboraufträge kommen von mehreren Standorten und gehen an das eigene Labor und an externe Labore. Für dich zählt, dass jeder Standort gleich bestellt, dass du alle Aufträge an einem Ort siehst und dass Termine über alle Standorte verlässlich sind. Wie Crownbeam das löst, liest du auf der Seite Laborsteuerung für MVZ und Praxisgruppen.

Fräszentrum

Deine Kunden sind Labore, und sie schicken Scans und Konstruktionsdaten aus unterschiedlichen Systemen. Wichtig sind ein Eingang für alle Dateien, klare Liefertermine, ein Status, den deine Labore selbst sehen, und die MDR-Nachweise zu jeder Arbeit. Mehr dazu auf der Seite Software für Fräszentren.

So testest du ernsthaft

Eine Demo zeigt dir den besten Fall. Dein Alltag besteht aus den anderen Fällen.

1. Such zehn echte Aufträge aus den letzten Wochen heraus: Scans aus verschiedenen Portalen, ein Papierauftrag, eine Arbeit mit Rückfrage, ein knapper Termin.
2. Spiel jeden Auftrag vom Eingang bis zur Übergabe an deine Abrechnung durch.
3. Bitte eine deiner Praxen, einen Auftrag über den neuen Weg zu schicken.
4. Lass eine Mitarbeiterin, die die Software noch nie gesehen hat, einen Auftrag bearbeiten.
5. Stell dem Support eine echte Frage und achte auf Tempo und Qualität der Antwort.

Wo Crownbeam passt und wo nicht

Crownbeam ist keine klassische Laborsoftware, sondern ein Netzwerk zwischen Labor und Praxis. Es übernimmt die Ebene vor der Rechnung, deine Abrechnung bleibt. So beantwortet Crownbeam die Checkliste:

• Auftragseingang: Scans aus 3Shape Communicate, DS Core und Medit Link landen automatisch als Auftrag in deinem Eingang, über dein Labor-Konto beim jeweiligen Portal. Alle anderen Scanner, DICOM-Daten und Fotos kommen über dein Kundenportal. Der gedruckte Auftragszettel öffnet den Auftrag per QR-Code.
• Praxen: Sie brauchen keine Installation und keine Lizenz, das Kundenportal ist für sie kostenlos. Wer lieber über sein Scannerportal bestellt, macht weiter wie bisher. Rückfragen und Fotos hängen am Auftrag.
• Termine und MDR: Crownbeam berechnet aus deiner Produktionszeit den frühesten Patiententermin, mit Wochenenden und Feiertagen. Chargen scannst du per QR-Code mit dem Handy, die Konformitätserklärung entsteht aus den Auftragsdaten, und die Praxis lädt sie selbst herunter.
• Abrechnung und Offenheit: Angebunden sind isiLab, CRM Dental, Softdent und Xero. An Crownbeam scheitert keine Anbindung, die Schnittstelle ist offen. Will sich deine Abrechnungssoftware nicht anbinden lassen, überträgst du die Daten von Hand oder wechselst später zu einer Abrechnung, die mit Integrationen arbeitet. Über die offene REST API, dokumentiert und kostenfrei, lässt sich Crownbeam an jedes andere Werkzeug anschließen, und jedes Werkzeug kann sich an Crownbeam anschließen, etwa für weitere Abrechnungsprogramme, eigene Auswertungen oder Scans, die automatisch auf deinem Rechner landen.
• Technik und Daten: Crownbeam läuft vollständig in der Cloud, auf jedem Gerät mit Browser. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, du bekommst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Crownbeam betreibt kein Labor und gehört zu keinem.
• Kosten: Keine Module, unbegrenzt viele Nutzer. Ab 150 Euro netto im Monat für bis zu 100 Aufträge, bei jährlicher Zahlung 15 % günstiger. Monatlich kündbar, mit 3 Monaten Geld-zurück-Garantie und persönlicher Einrichtung ohne Zusatzkosten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Cera-Technik aus der Flemming Gruppe automatisiert 100 % der Intraoralscanner-Aufträge mit Crownbeam. Labore und Praxen bewerten Crownbeam bei Google mit 5,0 von 5 Sternen.

Wann eine Komplettlösung besser passt: Wenn du noch keine Abrechnungssoftware hast und alles von einem Hersteller willst, inklusive Rechnung nach BEL II. Crownbeam schreibt keine Rechnungen.

Mehr dazu auf den Seiten Anbindungen, Digitaler Auftragszettel, MDR-Dokumentation und bei den Preisen.

Häufige Fragen

Muss ich meine Abrechnungssoftware wechseln, um meine Aufträge zu digitalisieren?

Nein. Abrechnung und Auftragsmanagement lassen sich trennen. Angebunden sind isiLab, CRM Dental, Softdent und Xero, weitere Programme lassen sich über die offene API anbinden. Lässt sich deine Abrechnung nicht anbinden, überträgst du die Daten für die Rechnung von Hand.

Zwei Programme statt einem: Ist das nicht mehr Aufwand?

Weniger, als du denkst. Ist deine Abrechnung angebunden, gehen die Daten automatisch hinüber. Will sich deine Abrechnung nicht anbinden lassen, überträgst du die Daten für die Rechnung von Hand. Viele Labore arbeiten trotzdem so, weil sie davor viel mehr Zeit sparen: beim Zusammensuchen von Scans, bei Rückfragen am Telefon und beim Nachtragen von Chargen. Läuft dein Abrechnungsvertrag später aus, wechselst du zu einer Abrechnung, die mit Integrationen arbeitet. Dein Auftragsweg bleibt.

Was, wenn meine Praxen kein neues Portal wollen?

Sie müssen keins nutzen. Praxen, die über 3Shape Communicate, DS Core oder Medit Link senden, machen weiter wie bisher, die Aufträge landen trotzdem bei dir. Das Kundenportal ist ein Angebot für alle anderen, ohne Installation und ohne Kosten für die Praxis.

Was kostet eine Dentallabor Software?

Das hängt vom Preismodell ab: Lizenz plus Wartung, pro Nutzer, pro Modul oder nach Auftragszahl. Vergleiche die Kosten über ein Jahr, mit allen Modulen und der Einrichtung. Crownbeam kostet ab 150 Euro netto im Monat für bis zu 100 Aufträge, ohne Module und ohne Aufpreis pro Nutzer.

Wie aufwendig ist die Einführung?

Weil deine Abrechnung bleibt, musst du keine Abrechnungsdaten umziehen. Du richtest dein Konto ein, verbindest deine Scannerportale und lädst deine Praxen ins Kundenportal ein. Dein Team bekommt ein persönliches Training ohne Zusatzkosten.

Was ist der Unterschied zwischen einer VDDS-Schnittstelle und einer REST API?

VDDS-media, die Schnittstelle des Verbands Deutscher Dental-Software zwischen Praxisprogramm und Bildarchiv, verbindet zwei Programme auf demselben Rechner über Textdateien in einem gemeinsamen Ordner. Die Spezifikation stammt in ihrer Fassung 1.4 aus dem Jahr 2009 und beschreibt ausdrücklich nur die lokale Kommunikation. Für ihre Zeit war das eine gute Lösung, weil sich die Hersteller auf einen gemeinsamen Standard geeinigt haben. Eine REST API verbindet Programme direkt über das Internet, egal wo sie laufen. Sie ist der heutige Standard für Webdienste, und jeder Entwickler kann damit arbeiten.

Cloud oder lokal installiert: Was ist besser für ein Dentallabor?

Für die Zusammenarbeit mit Praxen meist die Cloud. Lokal installierte Software braucht Server, Updates und Datensicherung und erreicht die Praxis nicht direkt. Cloud-Software läuft im Browser, ist immer aktuell und lässt sich leichter mit Scannerportalen und anderen Diensten verbinden. Webbasierte Software läuft auf jedem Gerät mit Internetzugang und Browser, vom Windows-PC über Mac und iPad bis zum günstigen Android-Tablet. Frag nach Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Sieh es dir an deinen eigenen Aufträgen an

In 30 Minuten zeigen wir dir, wie deine Scans, Aufträge und Rückfragen an einem Ort ankommen und wie die Daten in deine Abrechnung gehen.

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